Dossalis › Voorwaarden

Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 20 september 2026

Wat u precies afneemt, wat het kost, hoe u opzegt en wat er met uw documenten gebeurt als u vertrekt. Geschreven om vóór de betaling te lezen, niet erna.

Door uw account aan te maken, aanvaardt u wat hier staat, ook bij het gratis plan, en u aanvaardt het opnieuw als u overstapt naar een betaald plan. Wie er achter Dossalis zit en wat we wel en niet garanderen, staat in de juridische kennisgeving.

1. Wie de dienst levert

Oscar Escanez Abad, met fiscaal nummer (NIF) 23302634T en zetel te Calle Trece de Septiembre, n.º 10, 1.º, 30310 Cartagena (Murcia), España. Contact per e-mail: info@dossalis.com.

2. Wat u afneemt

Dossalis is een dienst voor documentbeheer voor distributeurs en importeurs van medische hulpmiddelen, in overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van Verordening (EU) 2017/745. De dienst wordt via internet geleverd en bestaat uit toegang tot een dashboard waarin de documentatie wordt geregistreerd en actueel gehouden, plus de meldingen, de verificatiebewijzen en de rapporten die op basis daarvan worden aangemaakt.

Er zijn drie plannen:

• Gratis: één vestiging en tot tien producten, met de controlelijst, de registers, de gedeelde bibliotheek, de simulatie, de certificaten en het inspectiedossier. De vervalmeldingen en het regelgevingsnieuws ziet u in het dashboard, maar ze komen niet per e-mail binnen. Geen kosten en geen minimumtermijn, en de beschikbaarheidstoezegging van punt 6 is niet inbegrepen.
• Base: één vestiging, onbeperkt aantal producten en meldingen per e-mail.
• Multi: hetzelfde als Base voor maximaal drie vestigingen van dezelfde eigenaar, elk met een eigen dashboard.

Voor alle duidelijkheid: de dienst ordent, herinnert en documenteert. Hij geeft geen officiële certificaten of conformiteitscertificaten uit, vertegenwoordigt de klant niet bij enige overheid en komt niet in de plaats van een adviseur. De eindverantwoordelijkheid voor de naleving ligt bij het bedrijf dat de dienst gebruikt.

Verificatiebewijzen. Vanuit het dashboard kunt u in pdf verificatiebewijzen uitgeven van wat u over een product hebt gecontroleerd, en het inspectiedossier van de dag bewaren, elk met een code. U geeft ze zelf uit, met de gegevens die u zelf hebt ingevoerd, en op de eerste regel staat dat ze geen conformiteitscertificaat zijn. Wie de code heeft, kan op dossalis.com de naam van de vestiging, de datum, het soort document en de vingerafdruk (hash) ervan controleren, en niets meer.

3. Prijzen en facturatie

De geldende prijzen zijn die op de prijspagina op het moment dat u het abonnement afsluit. Ze worden vermeld zonder btw; de toepasselijke belasting wordt op de factuur toegevoegd. De betaalde plannen worden vooraf in rekening gebracht, per maand of per jaar naargelang uw keuze, en worden automatisch verlengd voor gelijke periodes. De jaarbetaling komt overeen met tien maandbedragen.

De betaling gebeurt met een kaart via een gecertificeerd betaalplatform. Wij hebben op geen enkel moment toegang tot het kaartnummer. De factuur van elke betaling wordt elektronisch opgemaakt en is in het dashboard te vinden onder „Mijn plan”.

Wordt een betaling geweigerd, dan probeert het betaalplatform het zeven dagen lang opnieuw, en in de tussentijd verandert er niets. Is de betaling na die termijn nog niet in orde gebracht, dan gaat de account over naar het gratis plan: er wordt niets gewist, maar de betaalde functies werken niet meer tot de betaling in orde is.

4. Duur, opzegging en sluiten van de account

Er is geen minimumtermijn. U kunt een betaald plan opzeggen wanneer u wilt, vanuit het dashboard („Mijn plan” → „Abonnement of kaart wijzigen, of opzeggen”) of door te schrijven naar info@dossalis.com. De opzegging gaat in aan het einde van de al betaalde periode, de volgende periode wordt niet in rekening gebracht, en daarna loopt de account verder op het gratis plan met alles wat u had. Het evenredige deel van de lopende periode wordt niet terugbetaald, behalve bij herroeping zoals beschreven in het volgende punt.

Wilt u de account helemaal sluiten, doe dat dan via „Mijn plan” → „Mijn account sluiten” of door te schrijven naar info@dossalis.com. Download eerst uw gegevens: de regelgeving voor medische hulpmiddelen verplicht u deze documentatie jarenlang te bewaren, ook als u Dossalis niet meer gebruikt.

Een gratis account waarop vierentwintig maanden lang niemand inlogt, wordt gesloten nadat we u dertig dagen vooraf per e-mail hebben gewaarschuwd; één keer inloggen volstaat om hem open te houden.

5. Herroepingsrecht

Sluit u het abonnement af als consument, dus buiten uw bedrijfs- of beroepsactiviteit, dan hebt u veertien kalenderdagen om zonder opgave van redenen af te zien van de overeenkomst, op grond van het Spaanse Real Decreto Legislativo 1/2007 (de Spaanse algemene consumentenwet). Het volstaat dat u dat meldt via info@dossalis.com.

Omdat het om een digitale dienst gaat die onmiddellijk wordt uitgevoerd, geldt het volgende: als u uitdrukkelijk vraagt om de dienst al vóór het einde van die veertien dagen te gebruiken en u hem ook gebruikt, verliest u het herroepingsrecht zodra de dienst volledig is uitgevoerd, en in elk geval wordt het evenredige deel van wat al is geleverd in mindering gebracht. We vermelden dit op het moment dat u het abonnement afsluit.

De meeste van onze klanten sluiten het abonnement af als bedrijf of professional; in dat geval is dit recht niet van toepassing.

6. Beschikbaarheid van de dienst

Onze doelstelling voor de maandelijkse beschikbaarheid is 99,5 %, gepland onderhoud niet meegerekend; dat wordt minstens vierentwintig uur vooraf aangekondigd. Ligt de beschikbaarheid in een kalendermaand onder die doelstelling door een oorzaak die aan ons te wijten is, dan kunt u een creditering van 10 % van het maandbedrag van die maand aanvragen.

7. Uw gegevens en uw documenten

De documenten en gegevens die u uploadt, blijven van u. U kunt ze op elk moment meenemen vanuit het dashboard met „Alles downloaden”: het inspectiedossier, de registers als spreadsheets, de verificatiebewijzen en alle bewijsstukken, in een ZIP-bestand. Sluit u de account, dan bewaren we ze nog dertig dagen voor het geval u terugkomt en daarna verwijderen we ze definitief; uit de back-ups verdwijnen ze binnen maximaal negentig dagen na het sluiten.

De verwerking van persoonsgegevens valt onder het privacybeleid.

8. Correct gebruik

De account is bestemd voor één bedrijf. De eigenaar kan toegang geven aan de mensen in zijn team die dat nodig hebben, zonder kosten per persoon en elk met een eigen toegang, maar mag de dienst niet doorverkopen en de toegang niet delen met buitenstaanders. Het is evenmin toegestaan de inhoud geautomatiseerd te onttrekken of de dienst te gebruiken om een concurrerende dienst op te bouwen.

9. Aansprakelijkheid

We zijn aansprakelijk voor de rechtstreekse schade die voortvloeit uit een tekortkoming van onze kant, tot ten hoogste het bedrag dat in de twaalf voorafgaande maanden is gefactureerd. We zijn niet aansprakelijk voor gederfde winst of voor sancties die een overheid oplegt, omdat de naleving van de regelgeving afhangt van de informatie die de klant invoert en van beslissingen waarover wij geen zeggenschap hebben. Niets hiervan beperkt de aansprakelijkheid die volgens de wet niet mag worden uitgesloten.

10. Wijzigingen in de voorwaarden of de prijs

Als we deze voorwaarden of de prijs wijzigen, laten we het u dertig dagen vooraf per e-mail weten. Komt de wijziging u niet uit, dan kunt u kosteloos opzeggen voordat ze ingaat.

11. Klachten, toepasselijk recht en geschillenbeslechting

U kunt een klacht indienen door te schrijven naar info@dossalis.com; we antwoorden binnen maximaal één maand. Deze voorwaarden vallen onder het Spaanse recht. Bent u consument, dan kunt u terecht bij een erkende instantie voor alternatieve beslechting van consumentengeschillen of bij de consumentenarbitragecommissie (junta arbitral de consumo) van uw autonome regio (comunidad autónoma). Het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting is niet meer beschikbaar: het aanvaardt sinds 20 maart 2025 geen klachten meer, en Verordening (EU) nr. 524/2013, waarmee het was opgericht, is op 20 juli 2025 ingetrokken door Verordening (EU) 2024/3228. Sluit u het abonnement af als bedrijf, dan onderwerpen de partijen zich aan de rechtbanken van de zetel van de dienstverlener.

12. Verwerkersovereenkomst (artikel 28 van de AVG)

Voor de persoonsgegevens die u in het dashboard invoert, is uw bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en is Dossalis de verwerker. Dit punt is de verwerkersovereenkomst die artikel 28, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 vereist, en wordt aanvaard bij het aanmaken van de account.

• Onderwerp, aard en doel: de gegevens die u invoert hosten, ordenen, raadplegen en in rapporten weergeven, om u de dienst te leveren die in punt 2 is beschreven.
• Duur: die van de account. Na het sluiten worden de gegevens na dertig dagen verwijderd en verdwijnen ze binnen maximaal negentig dagen uit de back-ups; daarvoor kunt u ze meenemen met „Alles downloaden”.
• Soorten gegevens en betrokkenen: identificatiegegevens en professionele contactgegevens van de mensen in uw team, van uw leveranciers en van uw professionele klanten. Geen bijzondere categorieën: het dashboard is niet bedoeld voor gezondheidsgegevens en we vragen u die niet in te voeren.
• Instructies: we verwerken de gegevens alleen om de dienst te leveren en volgens uw instructies, namelijk deze voorwaarden en wat u in het dashboard doet. Als een instructie ons in strijd met de regelgeving lijkt, laten we het u weten.
• Vertrouwelijkheid: wie in onze opdracht de gegevens verwerkt, is tot geheimhouding verplicht.
• Beveiliging: we passen de maatregelen toe die zijn beschreven in punt 7 van het privacybeleid.
• Subverwerkers: u geeft ons toestemming om een hostingprovider en een provider voor uitgaande e-mail in te schakelen, beide met verwerking binnen de Europese Economische Ruimte en met dezelfde verplichtingen als die wij hier op ons nemen. Als we er een vervangen of toevoegen, laten we het u dertig dagen vooraf weten; gaat u niet akkoord, dan kunt u de account kosteloos sluiten.
• Bijstand: we helpen u bij het afhandelen van de rechten van betrokkenen en bij het nakomen van uw verplichtingen inzake beveiliging, effectbeoordeling en melding. Als we een beveiligingsincident hebben dat uw gegevens raakt, melden we u dat zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen maximaal 48 uur nadat we ervan op de hoogte zijn, met de informatie waarover we beschikken.
• Naleving aantonen: we bezorgen u de informatie die nodig is om de naleving aan te tonen en staan redelijke audits toe, met voorafgaande kennisgeving en op uw kosten.

Deze vertaling wordt alleen ter informatie aangeboden. De overeenkomst valt onder het Spaanse recht; bij verschillen tussen de versies is de Spaanse versie doorslaggevend.