¿Por qué conviene pedirlo por correo y no por teléfono?
Una llamada se olvida. Un correo queda fechado, referencia el producto exacto y demuestra, si algún día hace falta, que tú sí hiciste tu parte aunque el proveedor no respondiera. Si un inspector te pregunta por qué te falta un documento, un correo enviado y sin respuesta es mejor prueba de diligencia que una conversación de la que no queda rastro ni fecha comprobable. Una llamada resuelta de palabra un jueves por la tarde no deja ningún registro dos meses después.
Pedirlo por escrito también ayuda al propio proveedor: le deja claro, sin ambigüedad, qué documentos exactos necesitas, en vez de una petición genérica de 'mándame los papeles' que puede interpretar como quiera y responder a medias.
¿Qué tienes que pedir exactamente?
Pide la declaración UE de conformidad del producto, y si la clase del producto lo requiere, el certificado del organismo notificado correspondiente. Pide también confirmación de que el etiquetado y las instrucciones están en español, y que el UDI está presente si el producto tiene que llevarlo.
Cuanto más concreto seas con el nombre del producto, la referencia y, si la tienes, el lote, más fácil se lo pones al proveedor para responder rápido y sin idas y venidas de correos cruzados. Un proveedor de material de ortopedia con decenas de referencias agradece que le digas exactamente cuál de todas ellas es la que te falta.
¿Qué haces si no contesta?
Reenvía el mismo correo pasado un tiempo prudencial, añadiendo una línea que indique que es un recordatorio, o usa directamente la segunda variante del modelo, pensada para esta situación. Guarda ambos envíos con su fecha. Si sigue sin haber respuesta, valora si quieres seguir vendiendo ese producto sin la documentación en regla: la falta de respuesta del proveedor no te libera a ti de tu propia obligación de comprobación previa a la venta.
No hace falta que redactes tú la documentación que falta ni que la reconstruyas con lo que encuentres por tu cuenta. Lo que tienes que hacer es insistir, dejar constancia de que insististe, y decidir con esa información si sigues adelante con ese proveedor o buscas otro que sí responda a tiempo.
¿Qué NO tienes que hacer en esta gestión?
No tienes que perseguir al fabricante directamente si no es él quien te vende a ti: tu interlocutor es tu proveedor inmediato, y es a él a quien le corresponde conseguir los documentos que le falten a su propia cadena, no a ti saltarte pasos para llegar hasta el origen. Ese salto solo tiene sentido si tu proveedor te confirma por escrito que no tiene forma de conseguir el documento.
Tampoco tienes que aceptar cualquier cosa que te manden solo por salir del paso. Si te llega un documento que no corresponde al producto, con otra referencia o de otro fabricante, no lo des por válido: vuelve a pedirlo, con el mismo correo si hace falta, señalando el error concreto.
Una vez que tienes la documentación completa y archivada con fecha, no necesitas volver a pedirla salvo que cambie el producto, el lote o la clasificación. No es una gestión que tengas que repetir sin motivo, solo cuando hay un cambio real que lo justifique, así que este correo se guarda y se reutiliza cada vez que haga falta.
¿Cómo se ve esto en un caso real por sector?
En una farmacia con parafarmacia, lo típico es pedir la declaración de un test de embarazo o de un termómetro digital y recibir, en su lugar, la ficha comercial del producto: precio, composición, modo de empleo para el cliente. Es un documento útil, pero no es el que pide el artículo 14. Si te llega eso, contesta señalando que necesitas específicamente la declaración de conformidad, no material de venta.
En una óptica, el fallo más habitual es recibir la declaración de las lentillas pero no la del líquido de mantenimiento que se vende junto a ellas, como si fueran un solo producto. Son dos referencias distintas y cada una necesita su propio documento, aunque se compren y se sirvan siempre juntas.
En un depósito dental, con pedidos grandes y muchas referencias a la vez, es fácil que el proveedor mande la documentación de la mitad de los productos y prometa el resto para 'la próxima semana'. Anota qué falta exactamente y de qué pedido, porque con varios envíos seguidos es fácil perder la cuenta de qué quedó pendiente.
En todos estos casos, tu correo no tiene que sonar a reclamación formal ni a advertencia legal. Basta con ser claro y concreto: qué producto, qué documento, y que quede una fecha escrita de cuándo lo pediste. La firmeza llega, si hace falta, en el segundo correo, no en el primero.
Modelo de correo para pedir la documentación
VARIANTE 1 — Primera petición Asunto: Solicitud de documentación de conformidad — [nombre del producto / referencia] Hola [nombre de contacto], Os escribo para pedir la documentación de conformidad del producto [nombre comercial del producto], referencia [referencia o modelo], lote [número de lote si lo tienes]. Necesito que me enviéis: - Declaración UE de conformidad del producto, en su versión vigente. - Certificado del organismo notificado, si la clase del producto lo requiere. - Confirmación de que el etiquetado y las instrucciones de uso están en español. - Confirmación de que el producto lleva UDI, si corresponde según su clasificación. Agradecería recibirlo antes del [fecha límite que os convenga]. Si algún documento no aplica a este producto, indicádmelo también para dejarlo anotado. Quedo a la espera de vuestra respuesta. Un saludo, [tu nombre] [tu empresa] [teléfono de contacto] --- VARIANTE 2 — Segunda petición, sin respuesta a la primera Asunto: RECORDATORIO — Solicitud de documentación de conformidad — [nombre del producto / referencia] Hola [nombre de contacto], Os escribí el pasado [fecha del primer correo] pidiendo la documentación de conformidad del producto [nombre comercial del producto], referencia [referencia o modelo], y todavía no he recibido respuesta. Os adjunto de nuevo la petición original por si no llegó a su destino. Sigo necesitando: - Declaración UE de conformidad del producto, en su versión vigente. - Certificado del organismo notificado, si la clase del producto lo requiere. - Confirmación de que el etiquetado y las instrucciones de uso están en español. - Confirmación de que el producto lleva UDI, si corresponde según su clasificación. Necesito esta documentación para poder seguir vendiendo el producto con la comprobación que me exige la normativa, así que os agradecería una respuesta antes del [nueva fecha límite]. Si hay algún motivo por el que no podéis facilitarla, decídmelo también, así lo dejo anotado. Quedo a la espera de vuestra respuesta a este segundo correo. Un saludo, [tu nombre] [tu empresa] [teléfono de contacto]
Si te queda la duda, aquí lo tienes desarrollado: cómo se pide y se lee la declaración UE de conformidad. Si te queda la duda, aquí lo tienes desarrollado: una librería de proveedores para no repetir esta petición cada vez.
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¿Puedo usar este mismo correo para pedir la documentación de varios productos a la vez?
Sí, pero es más fácil de seguir si listas cada producto con su referencia por separado dentro del mismo correo, en vez de mezclarlos en una petición genérica.
¿Tengo que pedir siempre el certificado de organismo notificado?
No. Solo pídelo cuando la clase de riesgo del producto lo requiera. Si es un producto sencillo que no lo necesita, no hace falta reclamarlo.
¿Qué hago si el proveedor me dice que ya no tiene esa documentación?
Eso es motivo para revisar si sigues comprando ese producto a ese proveedor, porque sin esa documentación no puedes cumplir tu parte del artículo 14 antes de vender.